Если компания работает по договору аренды, срок которого заканчивается, вопрос с документами лучше решать заранее. Налоговая служба проверяет место регистрации бизнеса в разных ситуациях: при создании ООО или ИП, при смене офиса, при плановых камеральных проверках, а иногда — если на локацию поступает много жалоб или она значится «массовой». От того, что и как Вы предоставите, часто зависит скорость любых регистрационных действий.
Ситуации бывают разные: старт компании, переезд в новый офис или банальная проверка. Аренда юридического адреса по ИФНС поможет вам быстро пройти проверку налогового органа, без существенных затрат на покупку реального офиса.
Когда ФНС просит подтвердить местонахождение
Чаще всего инспекция запрашивает подтверждение:
- при регистрации новой компании, когда Вы заявляете локацию в заявлении и прикладываете права на помещение;
- при изменении сведений в ЕГРЮЛ, если меняете офис внутри города или переезжаете в другой субъект;
- по требованию в ходе проверки, если у инспекции сомнения: истёк срок договора, нет платежей за аренду, письма возвращаются, здание в списке «массовых» адресов.
Если срок аренды подходит к концу, логика простая: продлеваете договор или заключаете новый — и держите под рукой подтверждения, что помещение действительно у Вас. В этом случае менять данные в ЕГРЮЛ не требуется, ведь место регистрации осталось тем же, но показать действующие бумаги инспекция вправе попросить.
Какие документы обычно нужны
Перечень варьируется от ситуации и конкретной инспекции, но базовый набор выглядит так:
- действующий договор аренды или субаренды; при продлении — дополнительное соглашение о продлении срока;
- акт приёма-передачи помещения (на старт и, при необходимости, на возврат/повторную передачу);
- подтверждение прав арендодателя на объект: выписка из ЕГРН или иной документ о собственности;
- гарантийное письмо от собственника (когда договор ещё не заключён, но регистрация уже идёт);
- платежные документы: квитанции, платёжные поручения, отчёты по банковскому счёту за аренду и коммунальные;
- согласие собственника на размещение компании (если это прописано шаблонами бизнес-центра);
- договор на почтовое обслуживание или подтверждение получения корреспонденции на месте;
- при субаренде — разрешение основного арендодателя на субаренду.
Совет из практики: соберите «пакет» сразу. Бумаги о праве собственности и выписку из ЕГРН часто просят отдельно, а платежи по аренде подтверждают, что Вы реально используете помещение, а не «бумажно» числитесь.
Продление аренды: на что обратить внимание
Чтобы не сорвать сделки и не получать требования от инспекции, проверьте следующие пункты:
- срок. Заключите допсоглашение до даты окончания текущего договора. Перерыв на один-два дня — повод для вопросов со стороны ФНС и банков;
- предмет. В допсоглашении должны совпадать адресные реквизиты помещения, площадь, этаж, номер комнаты;
- доступ. Пропишите порядок доступа к ящику для корреспонденции и ответственное лицо за получение писем;
- платежи. Уточните размер арендной платы, авансы и коммунальные. Фактические платежи — лучший маркер реального использования офиса;
- контактность. Обновите карточку компании: телефон, e-mail, график работы. Инспекция часто звонит, прежде чем направить выезд;
- табличка. Вывеска или указатель в бизнес-центре — мелочь, но помогает курьерам и инспекторам.
Частые ошибки: тянуть с продлением «до последнего», забывать про акт, прикладывать к заявлению скан старого договора без пролонгации, отправлять в налоговую только гарантийное письмо, когда уже пора показывать полноценный договор.
Как действовать, если пришло требование из ФНС
Во-первых, не спорить с письмом, а спокойно собрать комплект. Во-вторых, ответить в срок, указанный в требовании, и отправить документы тем способом, который указан: через представителя, по ТКС, почтой с описью вложения. Приложите сопроводительное письмо с перечнем материалов и контактами. Если договор продлён недавно, приложите и платежку по первой аренде после продления — инспектору так легче закрыть вопрос. При смене офиса — оформляйте переезд корректно и подавайте заявление на изменение сведений в ЕГРЮЛ с подтверждениями по новому месту.
Простой пример. У Вас офис в бизнес-центре, договор истекает 30 ноября. 20 ноября подписываете допсоглашение ещё на год, получаете от управляющей выписку по правам собственника, оплачиваете декабрь. Через неделю приходит требование о подтверждении. Вы отправляете: договор + допник, акт, копию выписки ЕГРН, платёжку за декабрь и фото таблички у входа. На этом вопросы обычно заканчиваются.
Подытожим. Продление аренды — не формальность, а естественное подтверждение, что компания реально находится там, где заявлена. Чем аккуратнее Вы ведёте договоры и платежи, тем спокойнее проходят регистрационные процедуры. А если сомневаетесь, чем именно «подстелить соломку» в Вашем кейсе, полезно заранее посмотреть типовые решения и списки документов на профильных страницах — так Вы сэкономите время и нервы.