Аутсорсинг Data Protection Officer (DPO) — это услуги внешнего специалиста, который берёт на себя функции ответственного за защиту персональных данных. Такое кадровое решение позволяет контролировать соблюдение требований Общего регламента о защите данных (GDPR) и снижать риски при взаимодействии с надзорными органами и субъектами данных.
DPO — эксперт, назначение которого требуется организациям, занимающимся крупномасштабной обработкой персональных данных, систематическим наблюдением за субъектами или обработкой специальных категорий данных в рамках основной деятельности. Внешний DPO выполняет те же функции, что и штатный сотрудник, но работает на условиях аутсорсинга, что особенно актуально для компаний, которые хотят спокойно работать с европейскими пользователями и партнёрами.
Для кого предназначена услуга
Аутсорсинг DPO в первую очередь ориентирован на ИТ-компании, которые взаимодействуют с европейскими клиентами и должны соблюдать требования GDPR. Однако эта услуга подходит для любого бизнеса, которому необходимо назначить DPO в соответствии со статьёй 37 GDPR, но который не имеет возможности или необходимости нанимать такого специалиста в штат. Внешний DPO особенно выгоден для малых и средних предприятий с простыми системами обработки данных, поскольку позволяет получить квалифицированную поддержку без значительных затрат.
Как организован процесс
Услуги внешнего DPO для ИТ-компаний помогают защитить бизнес клиента, не нарушая GDPR, и при этом предложить доступный ценник за работу. Процесс строится на проактивном подходе: специалисты не ждут, когда клиент обратится с проблемой, а сами инициируют необходимые действия.
В рамках аутсорсинга DPO выполняются следующие функции:
-
Консультирование персонала компании по вопросам обработки и защиты персональных данных в соответствии с GDPR.
-
Проверка исполнения требований GDPR в текущих процессах компании.
-
Доработка организационно-распорядительных документов по обработке и обеспечению безопасности персональных данных.
-
Подготовка ответов на запросы субъектов данных.
-
Оценка и выявление рисков для компании при внедрении новых процессов обработки персональных данных (PII).
-
Коммуникация и сотрудничество с надзорным органом.
-
Обучение работников правилам работы с персональными данными.
Преимущества аутсорсинга DPO
Обращение к внешнему провайдеру даёт бизнесу ряд важных преимуществ:
-
Делегирование ответственности специализированной организации. Внешний DPO принимает на себя обязанности по контролю за соблюдением GDPR, что снижает нагрузку на внутренние ресурсы компании.
-
Экономическая выгода по сравнению с наймом отдельного специалиста. Зарплата штатного DPO в Европе в среднем составляет 3 000 евро в месяц. Аутсорсинг позволяет получить команду экспертов за значительно меньшие деньги.
-
Возможность смены ответственного в случае необходимости. Если по какой-то причине сотрудничество с конкретным специалистом становится невозможным, компания не остаётся без поддержки — провайдер предоставит другого эксперта.
-
Проактивный подход. Специалисты сами пишут клиенту, когда требуется что-то сделать или проверить, а не ждут, пока он обратится к ним.
Что получает клиент в итоге
Главный результат сотрудничества — целая команда специалистов, которые несут ответственность за защиту бизнеса по 152-ФЗ и GDPR. Клиент получает не просто отдельного эксперта, а доступ к пулу профессионалов с многолетним опытом.
Кроме того, компания предоставляет ежемесячный отчёт по проведённым работам, что обеспечивает полную прозрачность и позволяет отслеживать прогресс в области защиты данных. Важно отметить, что все внешние DPO проходят тщательную проверку квалификации и обязуются соблюдать строгие соглашения о конфиденциальности.
Почему аутсорсинг DPO выгоден для бизнеса
Нанять внутреннего DPO означает взять на себя все расходы, связанные с зарплатой, налогами, обучением и удержанием сотрудника. Кроме того, внутренний специалист часто «сидит на двух стульях», совмещая функции DPO с другими задачами, что может создавать конфликт интересов и ставить под сомнение его независимость, требуемую статьёй 38 GDPR .
Внешний DPO, напротив, изначально независим и беспристрастен. Он не вовлечён во внутреннюю политику и иерархию компании, поэтому может давать объективные советы и рекомендации, не опасаясь последствий для себя лично. Это особенно важно для соблюдения строгих требований GDPR, где независимость DPO является ключевым условием.
Кроме того, внешние специалисты приносят с собой разнообразный опыт, накопленный при работе с компаниями из разных отраслей. Это позволяет им предлагать более креативные и эффективные решения, чем внутренний DPO, чей опыт ограничен одной организацией. Доступ к пулу экспертов гарантирует, что бизнес всегда будет в курсе последних изменений в законодательстве и лучших практик защиты данных.