Универсальный передаточный документ, или УПД, — это форма, которая объединяет в себе счёт-фактуру и первичный документ. Один бланк закрывает сразу две задачи: подтверждает отгрузку или оказание услуг и даёт основание для вычета по НДС. Бизнес использует его, чтобы не дублировать данные в двух бумагах и сократить объём документооборота.
Из чего состоит УПД
За основу взят счёт-фактура, но в форму добавлены поля, которых в обычном счёте-фактуре нет: порядковый номер позиции, артикул, подписи участников сделки. За счёт этого документ годится и как счёт-фактура, и как накладная или акт. Для налоговой он служит основанием и для признания расходов, и для получения вычета по НДС. Форма не заменяет договор или спецификацию — она фиксирует факт передачи товара или оказания услуги и служит подтверждением для бухгалтерии.
У электронного УПД есть три варианта:
-
ДОП — только первичный документ, например накладная или акт;
-
СЧФ — только счёт-фактура;
-
СЧФДОП — совмещённый формат, где есть и то, и другое.
Зачем бизнесу переходить на УПД
Раньше компаниям приходилось оформлять два документа: акт и счёт-фактуру. Содержание у них почти одинаковое, но информацию вносили дважды, а хранить и сдавать в ФНС приходилось вдвое больше бумаг. УПД решает эту проблему. ФНС ещё в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ рекомендовала налогоплательщикам использовать эту форму. В одном бланке собраны реквизиты, обязательные и для первичного учёта, и для счёта-фактуры.
Переход на УПД экономит время бухгалтерии, снижает риск расхождений между двумя документами и упрощает архив. Если компания работает с электронным документооборотом, УПД удобно подписывать и хранить в цифровом виде.
Подпись и хранение
Кто подписывает документ, зависит от его типа. СЧФДОП и ДОП подписывают обе стороны — и отправитель, и получатель. Акт по длительным услугам часто остаётся без подписи получателя, потому что услуга считается принятой в момент оказания. СЧФ подписывает только продавец.
С электронной подписью УПД подписывается прямо в системе, документы не нужно печатать и складывать в архив. При запросе из ФНС файлы скачиваются и подаются через сервисы отчётности. Электронный архив не теряется и не портится, а доступ к любому документу занимает пару кликов. Без подписи придётся распечатать бумажные копии, подписать вручную и хранить пять лет.
Как сдать УПД в ФНС
Для отчётности нужны XML-файл и файлы подписей. Их загружают в сервис сдачи отчётности. Порядок обмена закреплён Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н: электронный счёт-фактура идёт только через оператора ЭДО и в форматах, установленных ФНС. Бланки, соответствующие требованиям бухгалтерского и налогового учёта, безопасно использовать в работе.