Многие компании пробуют организовать праздник сами. Иногда получается неплохо. Иногда — не очень. Разница обычно не в бюджете, а в том, сколько времени и нервов вы готовы потратить. Если есть сотрудник, который любит этим заниматься, и пара свободных недель — можно попробовать. Если нет — стоит подумать, кому доверить. На сайте можно посмотреть, как выглядит работа под ключ, и сравнить со своим опытом.
Самое частое место, где всё ломается — еда. Кажется, что заказать доставку из ресторана проще простого. На деле вы получаете остывшие блюда, нехватку приборов и толпу у стола. Кейтеринг на мероприятие решает это иначе: команда привозит всё своё, разогревает на месте, сервирует и убирает. Если решите, что эту часть проще отдать, обратите внимание на кейтеринг Spektr — они закрывают выездное обслуживание целиком, от меню до посуды.
Второй момент — алкоголь. Кто-то должен закупить, привезти, следить, чтобы всем хватило. А потом ещё убирать. Выездной бар снимает этот блок: бармены приезжают со своим оборудованием, льдом, стеклом и коктейльной картой. Гости пьют то, что хотят, а вы не бегаете с бутылками.
Третий — сценарий. Без ведущего вечер часто распадается на группки. Люди едят, потом сидят в телефонах, потом начинают расходиться. Ведущий держит ритм: тосты, конкурсы, паузы, танцы. Он чувствует, когда зал устал, а когда готов к движу. Хороший ведущий не перетягивает внимание на себя, а работает с людьми.
Развлечения — отдельная история. Кто-то зовёт кавер-группу, кто-то устраивает квиз, кто-то заказывает фотозону и мастер-классы. Главное — не переборщить. Пять активностей подряд утомляют сильнее, чем одна, но хорошая. Лучше выбрать два-три формата, которые подходят под характер команды.
Организация корпоративов под ключ хороша тем, что вы не собираете всё по частям. Один подрядчик отвечает за площадку, еду, бар, ведущего и развлечения. Если что-то идёт не так, вы звоните одному человеку, а не пяти. Это экономит время и нервы, особенно если праздник большой.
Есть и минус у агентств — цена. Она выше, чем если делать всё самому. Но если посчитать часы, которые вы потратите на поиск площадки, дегустацию, согласование меню и логистику, разница часто оказывается не такой большой. Плюс вы не рискуете испортить вечер из-за мелочи, которую не учли.
Если вы никогда не работали с агентствами, начните с малого. Закажите кейтеринг на один вечер или бар на выезд. Посмотрите, как это устроено. Если понравится — в следующий раз можно доверить весь корпоратив. Главное — не бояться пробовать.